Tips dan Langkah Langkah dalam Implementasi Erp pada Perusahaan

Proses Implementasi

Dengan memahami keuntungan-keuntungan yang didapat dengan menggunakan sistem ERP, saat ini sistem ini merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa dihindari lagi oleh suatu perusahaan. Namun sering sekali kita juga mendengar implementasi sistem ERP di sebuah perusahaan berjalan begitu penuh tantangan dan kadang tidak berjalan sesuai rencana.

Karena itu dalam implementasi sistem ERP diperlukan perencanaan yang sangat matang, kami mencoba membagikan beberapa tips dan langkah-langkah yang diperlukan secara umum dalam proyek sistem ERP. Tiap langkah ini membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang, karenanya setiap detail dan tiap langkah akan kami paparkan pada bagian terpisah.

Langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek Implementasi Sistem ERP adalah:

1. Pemilihan ERP sistem (Software Selection)

Hal seperti apa yang harus kita perhatikan ? Sebelum kita memulai proyek ERP ini, sangat penting bagi kita untuk memutuskan sistem ERP seperti apa yang akan kita pergunakan? beberapa pertimbangan dalam phase ini adalah: (a) Apakah kita akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah ada dipasar?. (b) Apabila kita akan membeli sistem ERP yang sudah ada, apakah kita akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional?

Pertanyaan di atas sepertinya kelihatan mudah, namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat beberapa kegagalan dari penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini disebabkan karena Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka inginkan dari sistem ERP. Di lain sisi kami juga sering melihat keinginan yang kurang pas dari perusahaan atau penggunanya, banyak yang beranggapan seakan-akan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan / tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP, itu adalah salah besar. Karena itu sebelum kita menentukan sistem ERP mana yang akan digunakan, hal pertama yang harus kita pikirkan adalah apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini ?. Dengan memikirkannya secara seksama, kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam pemilihan sistem ERP yang baru. pada phase ini kita melihat bagaimana pentingnya menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah penggunaan sistem yang baru.

Kekeliruan juga sering terjadi apabila dari pihak manajemen Perusahaan berfikiran bahwa ia melihat sistem ERP ini lebih cenderung kepada team IT sehingga, proses pemilihan vendor ini diserahkan kepada team IT dari pada dengan pertimbangan secara teknis. Hal ini akan berakibat kepada pemilihan sistem ERP yang berujung kepada keuntungan-keuntungan secara teknis nya saja, seperti penggunaan teknologi yang lebih baru, ketimbang keuntungan fungsional secara sistem untuk perbaikan proses bisnis yang lebih baik.

Tips dalam Software Selection Process :

  • Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini sedang dihadapi oleh Perusahaan mulai dari tingkat manajemen dan check list dari setiap bagian atau divisi.
  • Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan untuk penggantian sistem. Bisa saja Perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan  yang akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang saat ini digunakan sudah tidak dapat lagi mendukung perkembangan Perusahaan.
  • Beri Bobot dari kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari setiap kendala operasional dan kebutuhan, sehingga kita dapat dengan mudah dalam menentukan prioritas.
  • Proses seleksi vendor seperti apakah yang akan kita gunakan ? (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi, akan lebih mudah apabila kita menentukannya dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan dengan produk lain “Sistem ERP ini dinilai bukan berdasarkan dari banyaknya fitur yang bisa digunakan, melainkan kepada apakah sistem ERP sudah sesuai dengan kebutuhan kita”.
  • Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi.  Hal ini dikarenakan nantinya pengguna dari sistem ERP adalah setiap divisi yang ada diperusahaan, bukan dari divisi IT saja.

Harus dihindari :

(a) Kesalahan paling yang paling umum pada phase ini adalah, Manajemen dan Calon Pengguna tidak membuat check list dari apa yang mereka butuhkan. Hal yang umum dilakukan adalah departemen IT langsung mempertemukan manajemen dan pengguna dengan ERP software vendor untuk melihat presentasi dari produk yang ditawarkan. Akhirnya setelah melihat beberapa fitur dari aplikasi, keputusan yang di ambil tidak terdokumentasi namun hanya berdasarkan intuisi semata. Selain dari hasil keputusan yang kurang terukur, ekspektasi dari manajemen dan pengguna dari sisi penggunaan sistem ERP yang baru juga sulit dalam memahaminya, yang pada akhirnya sulit untuk diukur apakah implementasi dapat dikatakan berhasil atau tidak.

(b) Persepsi umum Manajemen yang menganggap implementasi ERP adalah masalah IT, sehingga proses seleksi diserahkan kepada team IT.

Setelah melalui Langkah Pertama (memilih produk/softwar ERP), selanjutnya adalah melakukan pemilihan partner dalam melakukan implementasi sistem ERP. Pada umumnya perusahaan akan memerlukan bantuan dari pihak luar untuk melakukan implementasi sistem ERP, yang dalam hal ini bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk produk ERP yang akan digunakan.

Sering juga kami mendapatkan pertanyaan apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya internal perusahaan? atau selalu harus menggunakan konsultant dari pihak luar perusahaan. Semuanya sangat mungkin dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut.

Perubahan yang terjadi setelah Implementasi Sistem ERP

1. Perubahan Teknologi

Penggunaan sistem baru ini tentu saja akan merubah adaptasi teknologi yang akan dipergunakan perusahaan, hal ini harus menjadi perhatian dengan melihat apakah team internal sudah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup dalam teknologi baru yang akan dipergunakan? misalnya perusahaan berencana menggunakan SAP sebagai sistem ERP baru, dan dari 5 team IT, tidak ada satu orangpun yang menguasai SAP maka perusahaan akan memerlukan bantuan pihak luar dalam proses implementasi.

2. Perubahan Bisnis Proses

Pada umumnya impementasi ERP sistem akan menyentuh hampir seluruh bagian/departemen, karena itu biasanya akan terjadi perubahan dari cara kerja operasional perusahaan. Perubahan cara kerja / business proses kadang minimal, namun pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak.  Hal ini membuat perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak luar yang akan membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point 1) atau perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.

3. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)

Kedua perubahan di atas, terutama perubahan Bisnis Proses akan berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada akhirnya akan memaksa terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya sebelumnya masing-masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen mereka masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua harus bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan dibanding kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur kerja Perusahan dalam implementasi sistem ERP menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding perubahan lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat fatal. Contoh pihak pengguna/user tidak mendukung perubahan sistem karena dianggap lebih sulit digunakan.

Dengan melihat perubahan yang akan terjadi pada saat implementasi sistem ERP, maka setelah memilih produk ERP, perusahaan harus mempertimbangkan 3 hal diatas, apakah perusahaan dapat melakukan ke tiga perubahan di atas menggunakan sumberdaya internal atau membutuhkan bantuan pihak luar / konsultan.

Setelah memilih produk ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan menentukan pihak konsultan yang akan membantu. Langkah terakhir adalah Proses Implementasi ERP itu sendiri. Apabila pada langkah pertama dan kedua kita membuat keputusan yang benar, maka proses implementasi kemungkinan besar akan berjalan dengan lancar.

Proses pada Implementasi sistem ERP terdapat beberapa phase dan setiap produk ERP biasanya memiliki metode atau cara implementasi masing masing. Misalnya pada SAP A1 kita mengenal ASAP (Accelerate SAP), Oracle kita mengenal AIM (Application Implementation Methodology) dan pada Microsoft ERP mempunyai SureStep. Pada dasarnya semua metode implementasi tersebut disiapkan oleh pemilik aplikasi untuk menjaga kualitas dari setiap proyek agar mencapai suatu standar yang ditetapkan, dan meminimalisasikan kegagalan proyek.

Secara umum phase-phase dalam implementasi pada suatu sistem ERP sebenarnya memiliki beberapa kemiripan diantaranya :

  1. Persiapan Proyek, meliputi penjadwalan, alokasi  pada sumber daya, persiapan setiap divisi atau organisasi
  2. Diskusi Penentuan Scope, Penentuan pada sebuah proses yang saat ini berjalan dan perbaikan pada proses yang akan dijalankan setelah sistem ERP digunakan.
  3. Pengerjaan atau Realisasi yang meliputi konfigurasi sistem dan pembuatan laporan.
  4. Persiapan sebelum sistem baru Go Live, meliputi Persiapan user manual secara matang, Testing, Traning dan persiapan data-data untuk sistem live.
  5. Sistem Go Live, dan prosedur support setelah sistem baru dijalankan.

Dengan tersedianya berbagai macam metodologi dalam implementasi sistem ERP, hal ini dapat memberikan atau menambah sukses rate untuk proyek-proyek implementasi ERP .

(disadur : https://killuazoldyck10.wordpress.com/2013/07/24/langkah-langkah-implementasi-sistem-erp/)