Apa Pengertian dan Manfaat dari Payroll Software?

payroll

Payroll software adalah jenis software yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pengiriman gaji untuk para karyawan. Software payroll ini biasanya tergabung atau menjadi suatu bagian dari HRIS (Human Resource Information System). Dengan software penggajian ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawannya berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang ter-integrasikan ke  dalam sistem. Kemudian sistem tersebut secara otomatis akan menarik gaji untuk para karyawan atau menarik dana deposito dari perusahaan untuk di transfer ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.

Tidak hanya itu saja, software ini juga mampu menghitung jumlah pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji ditotal dan dikirim ke rekening karyawan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Payroll Software?

Proses penggajian yang dilakukan pada setiap bulannya harus dikerjakan secara cepat, akurat dan teratur tanpa adanya kesalahan. Untuk itu,  perusahaan yang berinvestasi dalam penggunaan payroll software adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh, apalagi untuk perusahaan besar.

Perusahaan tak perlu lagi untuk merasa khawatir akan terjadinya kesalahan dalam perhitungan dan pengiriman gaji karyawan, karena dengan menggunakan software payroll, perhitungan dan pengirimiman gaji dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem., tentunya ini akana

Manfaat Menggunakan Payroll Software

Dengan menggunakan payroll software perusahaan dapat menekan pengeluaran untuk biaya gaji karyawan dan juga mengeliminasi kesalahan. selain itu dengan software ini ini akan menghemat tenaga karyawan juga, Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dengan waktu singkat sehingga memungkinkan divisi finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya dengan lebih produktif.

Di samping itu, dengan memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri akan lebih bermanfaat bagi perusahaan, karena dengan menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga pengeluaran perusahaan akan meningkat, selain itu kepemilikan software sendiri juga dapat menghilangkan potensi misscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Apa Saja Kemampuan Payroll Software?

Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji

Setelah jumlah gaji kotor per karyawan telah ditentukan, sistem akan secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke dalam jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, dari beberapa sistem payroll software tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

Membuat Formulir Pajak

Payroll software dapat membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak yang bersangkutan.

Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman

Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual selain memakan waktu banyak, hal ini sangat mengganggu dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. dengan menggunakan Payroll Software  perusahaan dapat menyimpan data secara otomatis dan aman, serta perushaan dapat menghapus data dengan mudah jika data tersebut sudah tidak lagi diperlukan.

Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama, perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll software yang dipilihnya. Untuk memiliki fitur tambahan, perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendornya masing-masing.

Setiap Perusahaan besar pastinya menginginkan untuk berinvestasi pada payroll software, selain kemampuannya terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti pengelolaan absensi, perizinan, penjadwalan dan lainnya.

berbeda dengan Perusahaan dengan skala kecil, mereka hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Self-Service

Penggunaan payroll software memungkinkan para karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan yang lainnya. Fitur ini memungkinkan para karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.

Cloud Based Software

Untuk saat ini hampir dari semua payroll software sudah menggunakan penyimpanan berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan di manapun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis cloud ini akan terupdate secara otomatis apabila terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll, tentu saja membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan pihak dari Accounting, Anda dapat menciptakan laporan transaksi payroll secara detail dan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

( Disadur dari : https://www.karyaone.co.id/blog/payroll-software/ )